10 facteurs essentiels pour une mise en place d'une plateforme collaborative

1 octobre 2016, Elium

Monter une équipe de pilotage de projet qui combine les expertises et les fonctions
Choisir les personnes en fonction de leur représentativité (connaissance du contexte), de leur motivation et de leur disponibilité
Officialiser leur rôle (responsabilité) et degré d'implication (temps) dans le projet

Veiller à exprimer les besoins en termes opérationnels plutôt que fonctionnel
Différentier les besoins individuels et les besoins collectifs (au niveau de l'organisation)
Discerner ce que le projet/l'outil couvre et ne couvre pas

Identifier les différents scénarios d'usage de la plateforme collaborative
Au départ, ne pas changer tous les processus mais plutôt tenter de trouver une façon de répliquer des processus existants
En terme de taxonomie, ne pas vouloir créer un thésaurus officiel mais se rapprocher du vocabulaire et des termes utilisés sur le terrain
Faire la carte des pratiques collaboratives existantes (réseaux, communautés de pratique, pratiques de mentoring, etc.)
Evaluer le temps et méthodes consacrés à la gestion de l'information et des connaissances, l'outil vient en soutien de ces processus

Faire la carte des outils existants, de leur périmètre fonctionnel et du périmètre d'usage réel
Définir les besoins et manques actuels
Positionner clairement chaque outil
Créer un environnement aussi naturel et intégré que possible pour l'usager

Définir une architecture claire, simple et qui répond aux besoins identifiés
Définir un modèle de droits/rôles simple et explicite
Définir une taxonomie claire et stratégie proche du vocabulaire de l'organisation
Appliquer une identité graphique proche de celle de l'organisation

Dédier un animateur (idéalement volontaire) à chaque espace
Supporter les animateurs dans leur mission (conseils, tutoriels, guides)
Suivre et accompagner les éventuels problèmes techniques (connexion, navigateurs, mots de passe, etc.)
Transformer les animateurs en réels ambassadeurs de la plateforme collaborative, pas seulement en ligne mais aussi hors ligne
Créer un sentiment de réseau entre les animateurs

Tester les usages avec un groupe représentatif
Organiser des sessions de feedbacks
Ajuster vos scénarios d'usage, la stratégie de déploiement et l'architecture en fonction des retours et comportements observés

Communiquer, communiquer, communiquer
Communiquer avant, pendant et après le lancement de projet
Définir clairement le message en fonction des groupes cibles
Mettre en avant les usages clé et l'utilité clé (le manque que la plateforme collaborative comble, la valeur ajoutée réelle)
Varier les canaux (ne pas négliger le hors ligne) et support de diffusion du message

Définir des indicateurs qualitatifs et quantitatifs qui permettent de mesurer le succès
Revenir sur des résultats de l'audit informationnel pour démontrer le succès de la plateforme collaborative
Etablir des mécanismes qui valorisent et récompensent tant la contribution que la "consommation"
Rester à l'écoute des utilisateurs et faire évoluer l'usage