Les Laboratoires Ortis sont spécialisés dans le développement, la production et la commercialisation de compléments alimentaires à base de plantes.

Contexte
L’envie de trouver un système permettant de centraliser et diffuser les différents résultats de recherche de veille de la manière la plus homogène possible a motivé la quête d’un outil de partage de connaissance.
En effet, la définition, l’organisation et la gestion des connaissances clés liées aux différents contextes et thématiques permettent d’assurer la pérennité de l’entreprise et sa mémoire collective.
Solutions
Les objectifs de la mise en place de la plateforme visent:

• la centralisation des connaissances pertinentes,
• l’augmentation de la collaboration (réduction des silos),
• la facilitation de l’accès à l’information métier.

Toute l’organisation (+100 utilisateurs) est concernée et peut contribuer dans différents espaces. Chaque espace possède au minimum un éditeur responsable de définir les processus de gestion des connaissances et de structurer les informations de manière pertinente.
Les contenus partagés concernent les résultats de veille (concurrentielle, réglementaire, ingrédients, fournisseurs), les retombées des campagnes de presse et publicitaires, les documents métiers (tarifs transporteurs, analyses de projet, comptes-rendus de réunion, fiches de sécurité) et finalement la bibliothèque scientifique.

Limitations, résistances et barrières
La mise en place d'un tel système, avec les nécessaires changements de façon de travailler, n'est toujours pas chose aisée. En effet, les freins existent, et l'équipe chargée de la gestion des connaissances se doit de constamment communiquer et diffuser les bonnes pratiques et avantages. Dans le même temps, le rôle de cette équipe est également d'expliquer ce que la plate-forme ne fait pas, par exemple, la gestion de projets en tant que telle. Tout ceci n'est finalement que le reflet d'une belle aventure où l'humain reste heureusement au centre, avec des hauts et des bas !

Lancement et bénéfices
Le projet a démarré en octobre 2014 avec une réflexion générale sur les objectifs et les formations à mettre en place pour les futurs utilisateurs. La phase pilote a débuté peu après. Durant celle-ci, différents supports de formations ont été développés et la décision de transférer la base de données d’articles scientifiques a été prise. En mai 2015, la plateforme est passée en production. en septembre 2015, un Comité de Pilotage a été mis en place pour coordonner la gestion de la connaissance de manière globale. En août 2016, des fiches produits concurrents ont été créées sous forme de collection. Ces fiches sont alimentées par les délégués sur le terrain dans le but de développer un meilleur argumentaire de vente. Les commerciaux peuvent désormais poster rapidement des photos des produits présentés dans les rayons afin de partager les bonnes pratiques.
La communication a particulièrement eu lieu autour de la formation avec des animations répartis en trois niveaux: débutant, intermédiaire et avancé. En parallèle, des réunions visant à identifier les besoins liés à la gestion de la connaissance ont aussi été organisées. L'équipe projet continue d'identifier et de cibler des usages auxquels la plateforme pourrait répondre pour en faire un point central dans la communication et la gestion des connaissances de l'entreprise.
Grâce à l’appropriation de l’outil et un bon timing, la plateforme a pu amener les bénéfices suivants pour les utilisateurs: contenus centralisés, flux d'informations intéressantes, constitutions de collections rassemblant les bulles de connaissances à jour, travail collaboratifs sur les documents, remontées du terrain par smartphone.
Enfin, la plateforme est également utile pour rassembler les documents qui prouvent la capacité d'ORTIS à redémarrer rapidement l’activité en cas de problème (type incendie par exemple), ceci favorise notamment une bonne relation avec les compagnies d’assurance.