MSL est l'agence de relations publiques du groupe Publicis créée en 2005 par la fusion de deux réseaux de RP. C'est aujourd'hui un spécialiste mondial dans le domaine de la communication stratégique et l'engagement.

Au cours des six dernières années, l'entreprise a évolué de manière significative, à la fois en intégrant pleinement les marques d'agence existantes dans le cadre de MSL et aussi grâce à l'acquisition de plus de 10 nouvelles entreprises. Cette réalité a conduit le groupe à un besoin accru de collaboration interne afin de briser les inévitables silos et de souder les équipes.

C'est dans ce contexte que la plateforme collaborative MIND a vu le jour. Une initiative permettant d'entamer une transformation digitale globale qui avait pour but de :
- Trouver en un clin d'oeil le bon expert dans l'entreprise et se connecter facilement
- Créer une base de données pour les études de cas
- Développer un sentiment d'appartenance au groupe MSL

Découvrez la manière avec laquelle l'initiative a été présentée auprès des employés du groupe.

Notre méthodologie au sein d'elium est de commencer par un pilote de 3 à 6 mois pour définir une première architecture. Dans cette approche agile, la prise en compte continuelle des feedbacks des utilisateurs permet de simplifier la structure pour que l'expérience utilisateur soit la plus fluide possible et qu'elle garantisse une adoption rapide.

Cependant, la clé du succès et du taux d'engagement élevé à la suite du lancement de MIND sont notamment dûs à une stratégie de communication hors pair de la part de MSL : On dit que les cordonniers sont les plus mal chaussés... dans ce cas, l'agence de communication stratégique s'est dépassée pour "vendre" le projet en interne et se donner les moyens de développer une communauté d'usage.

Voici une esquisse de la stratégie de communication:

Branding, Branding, Branding

MIND a l'ambition de devenir le "cerveau" de l'entreprise; l'endroit où la connaissance de l'entreprise se retrouve, s'enrichit et se partage. Le branding aux couleurs fortes, qui interpelle tout en subtilité laisse entrevoir toutes les possibilités qu'une telle plateforme collaborative offre aux employés. Sans présentation powerpoint, ni longue liste fastidieuse et contraignante; seulement par le pouvoir évocateur d'un logo inséré dans des illustrations, par un nom évocateur, MSL a su créer une anticipation très forte.

Par ailleurs, le nom de la plateforme (qui perd de sa force dans sa traduction française) est très astucieux.  MIND dont la traduction se trouve à mi-chemin entre pensée - intelligence et esprit est un nom qui s'approprie facilement et qui suscite d'innombrables jeux de mots en anglais.

Le changement.. mais ludique

Changer les habitudes (de travail) représente toujours un challenge considérable, il n'y a qu'à jeter un coup d'oeil au rayon self-help des librairies pour s'en convaincre. De surcroît, imposer un changement en tant qu'entreprise c'est une chose très délicate; la limite entre l'encouragement enthousiaste et la préconisation stressante peut être très mal perçue. Respecter les temps individuels est un devoir; ... MSL a su diffuser ses vidéos contenant des messages encourageant de nouvelles pratiques de travail, en indiquant les bénéfices de ces dernières en exergue. En jouant sur le haut degré de familiarité des employés avec les réseaux sociaux utilisés dans la vie privée, ils ont aussi créer des parallèles encourageant à utiliser MIND.

Work & Play

MSLGROUP a créé des teasers vidéos afin de donner envie aux employés de se connecter à la plateforme MIND.
En introduisant un aspect de "Gamification", la mission de la première connexion avait pour but de découvrir les talents cachés des membres du conseil d'administration. Avec des affiches savamment illustrées et subtiles, plusieurs profils étaient ainsi à retrouver sur la plateforme. En rupture avec la communication traditionnelle, ces teasers ont fait transparaitre avec humour une utilisation centrale de la plateforme: retrouver facilement des expertises.

Dites-le haut, dites-le fort

Pour informer les collaborateurs du projet MIND, de son avancée et afin de créer un réelle prise de conscience; le projet a été présenté brièvement lors de nombreuses réunions. En outre, de courtes réunions, appelées les midis de KP, ont également été organisées dans certains pays pour parler du projet, permettre des sessions de Q&A et de récolter les feedbacks.

Dites-le avec des douceurs

Le jour du lancement, faites-le savoir! Les efforts ont payé car le lancement a fait l'objet d'une planification méticuleuse.  Des cupcakes ont été placés sur les bureaux des collaborateurs avec un slogan signalant de prendre le temps de se connecter sur MIND pendant la pause café. Difficile à éviter!

Facilitez la tâche

De toutes les fonctionnalités de la plateforme MIND, MSL a mis l'accent sur la recherche car c'est une fonctionnalité de base qui remplit un des objectifs premiers de la plateforme; donner accès aux études de cas réalisées par d'autres collaborateurs du Groupe. En levant ainsi le voile sur les mines d'or de connaissances "endormies" sur des disques durs ou dans les messageries individuelles, MSL a mis l'accent sur la transparence. Incitant ainsi ses collaborateurs à partager , à contribuer et à créer une base de connaissance globale, le groupe stimule l'échange et l'innovation future.

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Pour que le lancement d'une plateforme collaborative soit un succès,  l'engagement doit être fort du début.... il n'y a pas de fin en soi, puis qu'il s'agit d'une courbe d'apprentissage!

Eveiller la curiosité avec des messages variés qui motive une première connexion.  L'engagement des utilisateurs s'opère au quotidien avec des contenus stratégiques, qui transforme la plateforme en un outil de travail central.

Pour insuffler de nouveaux comportements, il faut créer des nouvelles habitudes; et c'est en général là où le bât blesse. En lançant une nouvelle plateforme à coup de teasers, affiches et vidéos, MSL s'est donné les moyens d'attiser les curiosités tout en alternant les messages et les supports pour créer une inévitable répétition qui s'est révélée être une stratégie payante. En s'appuyant sur quelques astuces empruntées à la théorie de "gamification" MSL  a su prendre le virage pour enclencher le changement et engager les équipes au complet tout en les investissant dans le processus de décision.

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Pour en savoir plus sur le cas MSLGROUP et sa plateforme collaborative MIND;  un article en anglais rédigé par  Marc Wright de Simply Communicate à lire ici.

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